Effektives Portfolio Management (Teil 1)

Wegen des Umbruchs infolge der Digitalisierung der Wirtschaft und der sich daraus ergebenden Marktunsicherheiten sind Unternehmen daran interessiert, durch Innovation und Wachstum ihre Businessstrategien erfolgreich, effektiv und effizient umzusetzen. Dabei verfolgen Unternehmen verschiedene Wege zu Erreichung dieses Ziels.

Hierzu kann ein gut funktionierendes Portfolio-Management einen wichtigen Beitrag leisten, um Mehrfachumsetzungen in verschiedenen Projekten, Reihenfolgeprobleme zwischen Projekten und Projektabhängigkeiten frühzeitig zu erkennen und zu steuern. Obschon es hierzu keine goldenen Regeln beziehungsweise keine Standardvorlage für ein gut funktionierendes Portfolio Management gibt, können viele Unternehmen durch Portfolio Management die Gesamtperformance aller Projekte steigern, die Risiken reduzieren sowie ein besseres ROI (Return on Investment) umsetzen.

Eine erfolgreiche Portfolio Management Strategie sollte ein End-to-End-Framework beinhalten, welches Organisationen methodisch bei einer optimalen Projektauswahl und Projektsteuerung unterstützt. Unternehmen, welche intensiv ein Portfolio Management nutzen, setzen Projekte typischerweise in der geplanten Zeit um und halten die betreffenden Projektbudgets ein, während zugleich der ROI steigt.

Tatsächlich erreichen Unternehmen durch ein gut funktionierendes Portfolio Management bis zu 25% mehr Ertrag und eine ROI Steigerung von etwas mehr als 28% bei neuen Produkten oder Services im Vergleich zu Mitbewerber ohne Einsatz von Portfolio Management. Hierbei ist die Etablierung eines Governance Modells erfolgskritisch, um die Verantwortungen umfassend zu klären, funktionsübergreifende Linienführung zu optimieren und Probleme an geeignete Entscheidungsträger zu eskalieren.

Eine gute Governance unterstützt auch bei der über die Organisationseinheiten hinausgehenden und übergreifenden Abstimmung von Kommunikation, Regel-Terminen und Strategien. Daneben sind regelmäßige Reviews der Portfolio Performance und eine umfassende Finanzdisziplin über alle Projekte notwendig. Insbesondere für gelenkte und nachvollziehbare Entscheidungen. Dies setzt die Etablierung von KPIs (Key Performance Indicators) und leistungsfähige Analysewerkzeuge voraus, damit auf Basis von Schlussfolgerungen und Erfahrungen aus den ermittelten Daten proaktive Entscheidungen ermöglicht werden.

Wichtig ist die „Underperformer“ rasch zu erkennen und durch geeignete Entscheidungen eine Situationsverbesserung herbeizuführen. Hierin liegt im Übrigen ein Teil der zuvor genannten guten Ergebnisse beim Ertrag und ROI begründet. Das heißt: am Ende wird mit weniger Aufwand mehr erreicht. Da Portfolio Management eine Disziplin auf Basis multidimensionaler Betrachtungen darstellt, ist hierbei ein Tooleinsatz äußerst empfehlenswert.

Funktionen von Portfolio Management

Entsprechende Werkzeuge im PPM (Project Portfolio Management) Sektor bieten in der Regel eine Reihe von Modulen um die zentralen Funktionen des Portfolio Managements an. Nachfolgend sind die wichtigsten Module und deren zentralen Aufgaben in einer Übersicht dargestellt.

Task Modul:

Die Aufgabenverwaltung ist sicherlich keine Erfindung des PPM, aber natürlich ein wichtiges Modul, da es Basis-Informationen für das PPM liefert.

• Aufgabenerstellung und -zuweisung: Aufgaben werden erzeugt und Personen zugewiesen.

• Terminverwaltung: Aufgaben erhalten einen Termin (Deadline), bis wann diese zu lösen ist. Einige Produkte berücksichtigen die Termine im Rahmen der Ermittlung der Dringlichkeit und beeinflussen hierüber die Priorität oder es werden in Listen und auf Dashboards Aufgaben mit überschrittener Deadline angezeigt.

• Priorisierung von Aufgaben: Über das Setzen von Prioritäten kann die Abarbeitungsreihenfolge von Aufgaben gesteuert werden.

• To-Do-Listen: Diese Listen zeigen die zu erledigten Aufgaben an.

Kollaboration:

Dieses Modul unterstützt und dokumentiert effiziente Abstimmung und Etablierung von Wissen auch bei verteilten Teams.

• Kollaborative Programm- / Projektplanung: Viele Anwender können gleichzeitig in der Planung agieren und sich abstimmen.

• Diskussion: Aufgaben, Themen, Probleme oder Projekte können diskutiert werden, wobei die Ergebnisse für jedes Team-Mitglied nachvollziehbar dokumentiert werden. Die Diskussionsinhalte werden mit den jeweiligen Objekten verlinkt, so dass diese während der konkreten Sachbearbeitung vom Anwender erfasst und berücksichtigt werden.

• Dokumentenverwaltung: Ergänzend zum zuvor genannten Punkt können oft auch Dokumente bzw. Dateien in eine Dokumentenverwaltung geladen werden, welche eine mehrdimensionale Zuordnung zu einzelnen Objekten erlaubt.

Programm / Projekt Modul:

Planung von Programmen und Projekten, wobei der zu nutzende Funktionsumfang zwischen Programmen und Projekten unterschiedlich ist.

• Gant Chart / Project Map: Planung von Programmen und Projekten bzgl. Meilensteinen, Terminen, Lieferinhalten usw.

• Kalendarium: die verschiedenen Projekte sind entlang eines Zeitstrahls oder Kalenders mit den betreffenden Terminen und Lieferinhalten dargestellt. Einige Tools unterstützen auch die Darstellung von Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Projekten bzw. derer Aufgaben.

• Baselining und KPIs: Verfolgung der KPIs (Key Performance Indicators) und Unterstützung von Baseline Bewertungen im Projektkontext oder im Bereich des Multi-Projekt-Managements.

• Budgetverwaltung: Zuweisung von Finanzmittel an einzelne Projekte sowie die korrekte Buchung auf die betreffenden Aufgaben und Ressourcen.

• Problemverfolgung: Verwaltung von aufgetretenen Problemen und Unterstützung notwendiger Lösungsentwicklung durch geeignete Tools.

Portfolio Management Modul:

Der zentrale Kern eines PPM Werkzeugs fokussiert auf die Themen Grobplanung, Strategie und Governance.

• Portfolio Koordination: Organisation, Priorisierung, Taxierung und Bewertung von Projekten zum besseren Verständnis der Geschäftsentwicklung.

• Budgetverwaltung: Zuweisen von Finanzmitteln zwischen Abteilungen und Projekten. Übertragung von Rechten auf ausgewählte Anwender zur Budgetierung auf Projektebene.

• Szenarien und Simulation: Hierin können Manager verschiedene Szenarien auf Basis von Annahmen simulieren und die entsprechenden Simulationsergebnisse bzgl. Erfolg / Profitabilität und Ressourcenverfügbarkeit bewerten.

• Workflowspezifikation: Entwicklung von Prozessen zur Behandlungen von Aufgaben, Problemen etc. innerhalb des PPM Tools entlang des betreffenden Lebenszyklusses des Objekts.

• Request-Management: Verwaltung von Projekt- und Change-Requests (Anträge) enlang derer Lebenszyklusse.

• Kostenverwaltung: Verfolgung der Kostenentwicklung innerhalb der Projekte mit dem Vergleich zwischen Ist- und Plan-Werten.

• ROI und Prognose: Messen des ROIs (Return on Invest) für die Prognose bzgl. der Profitabilität zukünftiger Projekte.

• Risikomanagement: Durchführung von Risikoanalysen und Entwicklung von Maßnahmenkatalogen zur Vermeidung und Beseitigung von Risiken.

Ressourcenmanagement Modul:

Verwaltung von Ressourcen zur Vermeidung von Engpass-Situationen.

• Ressourcen Datenbank: Pflegen der Informationen zu Ressourcen bzgl. derer Verfügbarkeit, Kapazität, Skills etc.

• Ressourcenzuweisung: Ressourcen werden verschiedenen Projekten, Phasen und Aufgaben zugewiesen.

• Auslastung: Verfolgung der Auslastung, um Aussagen über die Verfügbarkeit zu erhalten.

• Zeiterfassung: Die Ist-Daten aus der Zeiterfassung werden den Aufgaben zugeordnet, um so Vergleiche zwischen Ist- und Plan-Zahlen zu ermöglichen.

Plattform Modul:

Alle Werkzeuge verfügen in der Regel über plattformspezifische Funktionen zur Rechteverwaltung, Anpassung und Überwachung.

• Alarme: Das System informiert den Anwender über alle relevanten Situationsänderungen innerhalb seines Bereiches, wie zum Beispiel beim Überschreiten von Terminen.

• Mobile App: Oft gibt es mobile Apps, mit den wichtige Daten auch über Tablets und Smartphones zu lesen oder zu erfassen sind.

• Zugriffs- und Rechteverwaltung: Hierüber werden die Aspekte zum Datenschutz und kontrollierten Zugriff unterstützt.

• API-Schnittstelle: Über diese Schnittstelle können sich andere Systeme an das PPM andocken und Daten austauschen.

• Berichtswesen und Dashboards. Die Systeme liefern hierzu Standardreports mit, welche aber auch angepasst und erweitert werden können.

• Anpassung: Viele Systeme lassen sich in Bezug auf GUI oder zu verwaltende Daten den aktuellen Bedürfnissen anpassen.

Marktangebot PPM-Systeme

Am Markt gibt es hierzu verschiedene Werkzeuge, welche sich auf dieses Thema spezialisiert haben. Nachfolgend eine Auswahl einiger PPM Tools mit deren jeweiligen Highlights. Manche Lösungen sind in Kombination mit anderen Lösungen zu etablieren, um einen vollständigen PPM Umfang zu realisieren; hierzu ein Auszug:

Zusammenfassung:

Wichtig ist beim Portfolio Management insbesondere auch die umfassende Konfiguration und Einführung dieser Systeme, um eine Benutzerakzeptanz sicherzustellen. Nicht selten verfügen die Anwendungen über Schnittstellen, um sich an Standardsysteme wie beispielsweise zu SAP-Lösungen anzudocken, um Mehrerfassung zu reduzieren, bessere Datenqualität sicherzustellen und Auswertungen schneller zu liefern.