Was haben ein Glas Honig, ein Versicherungsabschluss und eine Produktauslieferung gemeinsam? – Sie sind das Ergebnis eines Geschäftsprozesses!
Übliche Beispiele für Geschäftsprozesse sind Bestell-, Produktions- und Lieferprozesse eines Unternehmens. In Präsentationen und Gesprächen höre ich hier oft: „Nicht schon wieder dieses Beispiel“.
Die Begriffe mit denen Geschäftsprozesse beschrieben werden, lassen sich aber auch einmal ganz anders sehr gut am Beispiel eines Bienenvolks erläutern. Geschäftsprozesse im Bienenvolk sind unter anderem Sammeln, Verarbeiten, Bauen, Fortbestand sichern. Insgesamt lassen sich viele Parallelen zu „echten Geschäftsprozessen“ in Unternehmen ziehen.
„Ein Geschäftsprozess […] beschreibt eine Folge von Einzeltätigkeiten, die schrittweise ausgeführt werden, um ein geschäftliches oder betriebliches Ziel zu erreichen. Im Gegensatz zum Projekt wird ein Prozess öfter durchlaufen. Ein Geschäftsprozess kann Teil eines anderen Geschäftsprozesses sein oder andere Geschäftsprozesse enthalten bzw. diese anstoßen. Geschäftsprozesse gehen oft über Abteilungs- und Betriebsgrenzen hinweg und gehören zur Ablauforganisation eines Betriebs. […] Wichtige Merkmale eines Geschäftsprozesses stellen die Bündelung und Strukturierung funktionsübergreifender Aktivitäten mit einem Anfang und einem Ende, sowie genau definierte Inputs und Outputs dar„ (Quelle: Wikipedia).
Übertragen auf das Beispiel Bienenvolk gilt nun folgendes:
Inputs für die Prozesse sind unter anderem Nektar und Pollen. Tätigkeiten außerhalb des Bienenkastens sind der Abflug aus dem Bienenkasten, der Anflug zu einer Blüte, das Aufnehmen des Nektars, der Rückflug nach Hause usw. Im Bienenstock gibt es die Aktivitäten Übergabe des Nektars an andere Bienen, Wachs produzieren, Waben bauen, Waben reinigen, Brut pflegen, Füttern der Königin usw.
Output der Bienen sind Honig, Pollen, Wachs, Gelee royale, und als Seiteneffekt übrigens zudem die Bestäubungsleistung, die beim Flug von Blüte zu Blüte erbracht wird.
Die Abteilungsgrenzen im Sinne der obigen Definition existieren auch im Bienenvolk. Abhängig von Alter und Erfahrung übernehmen die Bienen spezifische Aufgaben und bilden dadurch Abteilungen. In ihren ersten Lebenstagen putzen sie die Zellen. Danach füttern sie die Brut, dann putzen sie andere Bienen bevor sie im Alter von 10 -15 Tagen Nektar abnehmen und verarbeiten. Zwischen dem 12. und 18. Lebenstag bauen sie Waben, ab dem 15. Tag beginnen sie mit dem Außendienst, dem Sammeln von Nektar, Pollen und Wasser, bevor sie nach ca. 40 Lebenstagen sterben. Die Übergänge zwischen den Abteilungen und der Rollen einer Biene sind fließend.
Als Bindeglied zwischen den aufgeführten Begriffen steht das Geschäftsprozess-Management oder den synonym zu verwendenden Begriff „Business Process Management (BPM)“.
Ein wesentlicher Teil des Geschäftsprozess-Managements ist die Orchestrierung, d.h. das Zusammenfügen von Services und anderer Komponenten zu einem Gesamtprozess. Hierzu sind neben fachlichem Einblick ausgeprägte Methodenkenntnisse erforderlich. In BPM-Projekten ergänzen sich hier oft Mitarbeiter der Fachabteilungen und interne bzw. externe BPM Spezialisten.
Die beschriebenen Begriffe aus der BPM-Welt und die Parallelen aus dem Bienenbeispiel lassen eine Vielzahl an Ableitungen zu. Im Rahmen dieses Artikels soll ausschließlich der Punkt Orchestrierung hervorgehoben werden.
Orchestrierung im Bienenvolk findet in verschiedenen Formen statt. Einerseits durch die natürliche Ordnung eines Bienenvolkes, andererseits durch die Maßnahmen des Imkers. Die Pendants aus dem Geschäftsprozessmanagement sind zum einen die tatsächlichen Abläufe, die sich in Unternehmen etabliert haben, zum anderen die Maßnahmen, die sich durch Prozessoptimierung ergeben.
Letztere werden in der Regel durch Prozessdesigner im Auftrag der Unternehmensleitung initiiert. In beiden Fällen, bei der Bienenhaltung und in Unternehmen, wird eine Verbesserung des Prozess-Outputs angestrebt. Vielfach gelingt dies auch. Der Imker kann Prozesse im Bienenvolk steuern indem er z.B. mehr Raum zum Bauen gibt, der dann durch die Bienen angenommen wird. Prozesse in Unternehmen werden verändert, so dass Ressourcen effizienter eingesetzt werden oder ein größerer oder besserer Output erzielt wird.
In beiden Fällen kommt es aber auch vor, dass die Maßnahmen zu unerwarteten Ergebnissen führen. Die Bienen bekommen Platz zum Bauen, nutzen diesen aber nicht, weil sie z.B. mit Brutpflege ausgelastet sind. Gleiches gilt bei Unternehmen. Geschäftsprozesse werden verändert, die beteiligten Bereiche verfahren aber nicht nach dem neuen Weg, sondern konzentrieren sich auf andere Tätigkeiten außerhalb des veränderten Prozesses.
In beiden Fällen ist es wichtig, die Ausgangssituation genau zu analysieren, Maßnahmen mit Bedacht zu wählen, die Auswirkungen von Änderungen aufmerksam zu beobachten und kurzfristig Feinanpassungen oder Korrekturen durchführen zu können.
Bei Fragen zur Bienenhaltung, zu BPM oder zur Kombination aus beidem erreichen Sie den Autor über holger.itzenhaeuser@its-people.de
Übrigens: Das Beispiel „Bienenvolk“ eignet sich auch sehr gut um das Zusammenwirken von Teams in Unternehmen zu beschreiben: Wer ist die Königin? Was bewirkt ein Schwarm? Wie wirkt ein Imker und welchen Einfluss hat er (auf das Team)?
Der Autor ist Hobby-Imker, IT-Berater sowie Portfoliomanager BPM/SOA im its-people Verbund
