Dauernd Hühner fangen, oder doch mal einen Zaun bauen?

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Autor: Dr. Mario Schubert, Gründer und Geschäftsführer
 Process Gardening

Gelebte Prozesse machen den Unterschied!

Es ist Freitagnachmittag. Wichtige Kunden wollen heute noch beliefert werden. Ein Versandmitarbeiter läuft durch die Produktionshallen und sucht alle fehlenden Teile der Lieferliste zusammen. Die Kollegen von der Qualitätssicherung sollen Teile innerhalb einer Stunde vermessen, die sie noch nie gesehen haben. 200 Merkmale genau vermessen, aber keine Vorrichtung, um die Teile sicher zu halten. Ein Einrichter wird panisch, weil die Teile plötzlich nicht mehr die richtige Farbe haben. Und zur Krönung der ganzen Hektik bleibt die Fräsmaschine mit einem kapitalen Crash stehen, weil der Programmierer die Kollisionsprüfung nicht ordnungsgemäß durchgeführt hat. Das wird wieder ein langes Wochenende für das Führungsteam, um die ganzen Scherben aufzuräumen.

Wenn Sie ein bißchen mitfühlen können, wissen Sie jetzt, was ich mit Hühnerfangen meine. Nichts läuft rund und überall Hektik. Die Mitarbeiter reparieren, was alles schief gegangen ist: Das ist wie das Fangen von Hühnern.

Nun könnte man geneigt sein, die Mitarbeiter zu besseren Hühnerfängern zu trainieren, mehr Hühnerfänger einzustellen und natürlich besonders genau die Hühnerfänger zu kontrollieren. ... Das wird jedoch nicht gelingen.

Wenige Monate später. Die Mitarbeiter haben sich über ein gemeinsames Vorgehen abgestimmt und es dokumentiert. Nun sieht die Situation folgendermaßen aus:
Der Programmierer hat seine Programmierung anhand der gepflegten Programmier-Checkliste geprüft und ist sich sicher, dass das Fräsen fehlerfrei durchlaufen wird. Der Einrichter hat vom Kollegen die richtige Farbmischung bekommen, da die Lagerhaltung der Farbbatches genau und sauber geführt wird. Und dies rechtzeitig zum Beginn des Rüstens.

In der Qualitätssicherung kommen die Erstteile zur Vermessung gemeinsam mit einer passenden Vorrichtung an. Schon einen Tag früher. Es bleibt genug Zeit, die Messungen durchzuführen. In Vorabmessungen wurden auch bereits die Messprogramme eingerichtet. Der Versand kann die Teile ohne Suchen aus dem vereinbarten Lagerort entnehmen, da die Mitarbeiter der Produktion die Teile rechtzeitig am richtigen Ort abliefern.

Was ist in den wenigen Monaten passiert?

Die Mitarbeiter haben sich gemeinsam in einem Workshop Gedanken über die internen Abläufe, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten gemacht. Auch die Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten wurde beleuchtet. Das Ergebnis haben sie im digitalen Handbuch des Unternehmens aufgeschrieben.

Im Laufe der Zeit haben die Mitarbeiter gemeinsam in vielen kleinen Verbesserungen eingeführt und so die Abstimmung untereinander verfeinert. Es macht mittlerweile jedem Mitarbeiter Spaß, für die Kunden Top-Qualität zu liefern und kaum noch Ausschuss zu produzieren. Es ist sogar für ganz spezielle Kundenwünsche noch genügend Zeit übrig.

Beim Audit nach der neuen Revision der Norm ISO 9001:2015 wird der Auditor begeistert sein, wenn er sieht, wie die Intention der Norm ohne Bürokratie umgesetzt wird.
Die Etablierung eines Qualitäts-Managements nach der Norm hilft, beständig Qualität zu liefern. Alle sind gefordert, sich über wichtige Dinge Gedanken gemacht zu haben und die Ergebnisse dazu ins digitale Unternehmenshandbuch eingetragen zu haben, zu nutzen und zu pflegen.

Oder kürzer: "Schreibe auf, was Du tust. Und tue, was Du aufgeschrieben hast."

Wann beginnt Ihre Reise von Hektik zur Gelassenheit?

Process Gardening hat eine Methode entwickelt, wie Unternehmen mithilfe von kurzen Workshops ihre Abläufe besser erfassen können. Die Mitarbeiter werden in den Workshops abteilungsübergreifend eingebunden. Wie von selbst entstehen innerhalb kurzer Zeit zahlreiche Verbesserungsideen. Erste Ergebnisse zeigen sich kurz nach dem Start. Um diese Abstimmung dauerhaft zu erhalten, hilft das digitale Unternehmenshandbuch.

Im Februar 2015 wurde die Software erstmals zum Einsatz gebracht. Mit Process Gardening können mittelständische Firmen ihre Unternehmensabläufe einfach und kostengünstig verbessern. Je nach Bedarf, werden existierende Prozesse verbessert bzw. konsequenter gelebt oder aber Unternehmensprozesse komplett neu gestaltet. Die Kosten für die Einführung amortisieren sich für produzierende Betriebe bereits nach wenigen Monaten.

Zitat eines Kunden nach der Einführung von Process Gardening in seinem Unternehmen: „Wir sind sehr glücklich, mit Hilfe von Process Gardening unsere Abläufe zu verbessern. Auch die neue Dynamik im Wissensaustausch unter den Mitarbeiter gefällt uns sehr. Jetzt bereitet mir der bevorstehende Generationswechsel in meinem Unternehmen keine Sorgen mehr.“

Ich freue mich, dass die Software nach einem Jahr im Einsatz ihren Nutzen unter Beweis gestellt hat. Jetzt gilt es, gemeinsam mit weiteren Kunden die Möglichkeiten von Process Gardening zu nutzen und weiterzuentwickeln.

Nähere Informationen finden Sie unter Process Gardening

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