Was ist so schwer am Kommunizieren? Wir reden doch den ganzen Tag!

Kommunikation im Projekt?
Was ist das eigentlich?

Ein Thema über das viel geschrieben, diskutiert und gesprochen wird. Eine Bezeichnung, die wir häufig benutzen und doch nur selten darüber nachdenken, was sie bedeutet und wie sie eigentlich funktioniert. Dennoch sind wir uns alle sicher, dass sie – besonders im Projektalltag – oft nicht so funktioniert, wie sich der Einzelne das wünscht.

Bei Wikipedia finden wir treffend, dass Kommunikation ein Austausch zwischen Individuen bedeutet. Mit „Austausch“ ist ein gegenseitiges Geben und Nehmen gemeint; „Übertragung“ ist die Beschreibung dafür, dass dabei Distanzen überwunden werden können. Oder es ist eine Vorstellung gemeint, dass Gedanken, Vorstellungen, Meinungen, Gefühle und anderes ein Individuum „verlassen“ und in ein anderes „hineingelangen“.

Diese Aussage lässt uns vermuten, dass sich hinter dem Begriff „Kommunikation“ mehr verbirgt, als lediglich verbale und geschriebene Mitteilungen. Doch oftmals fehlt der gekonnte Einsatz unserer kommunikativen Möglichkeiten, der dieses „mehr“ zum Vorschein bringt, wodurch sich zahlreiche Probleme entfalten können. Ich möchte mich dem Thema „misslungene Kommunikation“ aus der Sicht und mit den Werkzeugen eines Projektmanagers nähern: also, Probleme sammeln, Probleme beschreiben, Lösungen finden.

Um diese Probleme zu finden und offensichtlich zu machen, bietet sich ein einfaches Hilfsmittel an: Die Übertreibung. Wir arbeiten jetzt für eine kurze Zeit wie Karikaturisten und Kabarettisten, deren wichtigstes Werkzeug eben diese Übertreibung ist, die humorvoll und doch äußerst zielsicher, die Problematik auf den Punkt bringt.

Stellen wir uns vor, unser Projekt ist eine Bundesliga Fußballmannschaft. Wir nennen sie „FC Siegreich“. Am kommenden Samstag steht die Mannschaft vor einem wichtigen Spiel, das den Klassenerhalt absichern soll.

Montag:

Unser Trainer und Teamleiter Max Beinbruch ist bereits nervlich kurz vor dem Ende, denn seine Mannschaft steht möglicherweise vor dem Abstieg. Per Mail hat er den Vorstand gebeten, ein paar aufbauende Worte an die Spieler zu richten. Erstaunlicherweise erscheint noch am gleichen Tag in der Fan-Gruppe des Vereins in einem sozialen Netzwerk folgender Appell von Hans Weitblick, Vorstandsvorsitzender des „FC-Siegreich“: „Jungs! Wir schaffen das! Weiterhin möchte ich die Gelegenheit nutzen, um auf die prekäre finanzielle Situation in unserem Verein hinzuweisen. Aufgrund der Tatsache, dass wir die letzten 10 Spiele verloren haben, sind die Einnahmen stark rückläufig. Wir sind gezwungen weitere Sparmaßnahmen durchzusetzen. Ich appelliere an die Fans und Spieler, das vom Vorstand genehmigte Programm, „Wir retten FC-Siegreich!“ tatkräftig zu unterstützen.“

Dienstag:

Rundmail des Vorstandes an alle 10 Teamleiter und Budgetverantwortliche des „FC-Siegreich“: „Wir können Ihnen die erfreuliche Mitteilung machen, dass dem Vorstand des „FC-Siegreich“ ein großer Verhandlungserfolg geglückt ist. In Anbetracht der kritischen finanziellen Situation, konnten wir 8 von unseren 10 Trainingsplätzen an einen erfolgreichen Sportartikelhersteller veräußern. Auf dem Gelände wird ein Versandlager entstehen. Bestandteil des Vertrages ist, dass die Baumaßnahmen sofort beginnen. Ein optimierter Belegungsplan für die beiden verbleibenden Plätze ist unter …. abrufbar.

Mittwoch:

Mail vom Sportdirektor, Werner Dehnbar, an den Trainer Max Beinbruch: „Hallo Max, unsere Spieler erhalten heute alle einen PC. Damit können wir die Teambesprechungen über unser neues Kommunikationstool „FC-Siegreich-Internet-Meeting“ durchführen. Im Anhang findest du eine Erläuterung, wie du Spieler einladen kannst. Bitte lade mich zum nächsten Meeting mit ein. Möchte kurz den Spielern die Vorteile erläutern.

Übrigens: Ich musste das Budget für die Trainingseinheiten nochmals kürzen. Unsere Spieler sind doch alle Profis. Sie sollen zukünftig die Fitness- und Ball-Einheiten von zu Hause aus eigenständig erledigen. Material habe ich bereits verschickt.

P.S.: Stephan (Rechtsaußen) und Günther (Mittelfeld) verlassen uns zum Ende der Saison. Wir konnten erreichen, dass sie uns für diese Saison noch zu 50% zur Verfügung stehen. Bitte stelle sicher, dass sie an den Spieltagen auch da sind. Viele Grüße und „Kopf hoch“ Werner“

SMS von Günther: „Was soll ich mit dem PC und dem Ball? Gerade mit der Post gekommen!“

Für den Rest des Tages beschäftigte sich Max Beinbruch mit der Einladung zum morgigen Internet-Team-Meeting und dem Darstellen seiner Strategie für das nächste Spiel in PowerPoint. Die planungstechnisch optimierte Trainingseinheit war für 20:30 – 24:00 Uhr angesetzt. Leider musste diese vorzeitig abgebrochen werden, da beide Plätze über keine Flutlichtanlage verfügen.

Donnerstag:

Mail von Jan (Torwart): „Ich kann meine Ball-Einheiten nicht alleine durchführen! :-(“

Das für heute terminierte Internet-Meeting war kein großer Erfolg. 2 Spieler hatten keinen PC erhalten, 4 hatten keine Berechtigung für das neue Tool, 2 wussten gar nicht worum es geht und hatten die Einladung auch nicht gelesen (angeblich nicht erhalten!). Einer weigerte sich, ohne Schulung an dieses neue System zu gehen. In dem dennoch stattfindenden Meeting beklagte sich Jan, der Torwart, als einer von 4 verbleibenden Teilnehmern, vehement: Er habe kein Tor zu Hause. Auch das kurzfristig improvisierte Tor zwischen 2 Bäumen habe nicht sonderlich geholfen, da seine 5-jährige Tochter einfach nicht geeignet ist, um auf das Tor zu schießen. Schon nach dem 2ten Schuss lag der Ball beim Nachbarn auf der Garage. In der folgenden Stunde beschäftigten sich die Teilnehmer intensiv mit dieser Situation und diskutierten leidenschaftlich, wie in solchen Fällen ein Ersatzball zu beschaffen sei. Wer den Bestellantrag auszufüllen hat und wer die Freigabe der Bestellung, in dem dafür vorgesehenen Workflow, zu genehmigen habe.

Freitag:

Wieder ein Mail vom Sportdirektor: „Hallo Max, es hat wohl ein paar Unstimmigkeiten in Bezug auf die Umsetzung unseres neuen Vorgehens gegeben. Einige Spieler haben sich beim Vorstand beschwert. Vor dem wichtigen Spiel morgen hat der Vorstand kurzfristig ein Status-Meeting für heute um 17:00 Uhr angesetzt. Bitte bereite deine Situationsbeschreibung und deine eingeleiteten Maßnahmen auf dem dafür vorgesehenen Template entsprechend gut vor. Um 11:00 Uhr müssen diese Unterlagen im Vorstands-Sekretariat zur weiteren Verteilung vorliegen. Viele Grüße und „Kopf hoch“ Werner“

Auf das Ergebnis der Vorstandsbesprechung und auf den Spielausgang am Samstag brauche ich vermutlich nicht weiter eingehen. Dass unsere Profis vom FC-Siegreich trotz ihres Könnens keinen Blumentopf gewinnen konnten, kann sich wahrscheinlich jeder denken.

Vielleicht hat der eine oder andere beim Lesen dieser Metapher ein wenig schmunzeln können. Doch wieso schmunzeln wir hier eigentlich? Wieso waren die scheinbar effizienten und modernen Maßnahmen des Vorstands von vornherein zum Scheitern verurteilt? Und warum hat keiner durchgegriffen?

Die Mitglieder des FC-Siegreich haben keine einzige gemeinsame Entscheidung getroffen und diskutiert. Jeder Beteiligte hat seine Aufgabe weiter delegiert, ohne eine Feedback einzuholen. Darüber hinaus war der Teamleiter mit administrativen Aufgaben so sehr beschäftigt, dass er sich um seine Spieler gar nicht kümmern konnte. Auf diese Weise liegen die Nerven schnell blank. Auch wenn es uns ein wenig Leid tun mag und wir ihn instinktiv in Schutz nehmen wollen, versagt hat in erster Linie der Trainer und Teamleiter Max Beinbruch. Er hat sich von den vielen Informationen ablenken lassen und sein Ziel, das nächste Spiel – unter allen Umständen – gewinnen zu wollen, aus den Augen verloren.

Max Beinbruch ist der Priorisierung aus anderen Aufgabenbereichen gefolgt und nicht mehr seiner eigenen in seinem Verantwortungsbereich. Er hat seine Spieler nicht um sich geschart. Er hat keine Alternativen für die fehlenden Trainingsplätze gesucht – und wenn es vorerst der Bolzplatz um die Ecke gewesen wäre.

Daraus resultiert, dass seine Strategie für das wichtige Spiel am Samstag mit seiner Mannschaft nicht eingespielt werden konnte. Auf die Möglichkeit, dass daraus neues Selbstvertrauen bei den Spielern entsteht, hat er gänzlich verzichtet. Außerdem hat Beinbruch seine Mannschaft in die Gesamtsituation nicht einbezogen und auch kein Feedback eingeholt. Motivation und Commitment können so nicht entstehen!

Kurzum, Max Beinbruch hat seine Führungsaufgabe nicht kommuniziert und somit nicht wahrgenommen!

Gerade die physische Zusammenkunft von Teammitgliedern ist entscheidend. Der eindeutig informelle Anteil an unserer Kommunikation, also Sprache und Schrift, macht nur 20% der gesamten Kommunikation aus. Wir verzichten also auf 80% unseres Kommunikationstalentes, wenn wir nicht zusammen kommen! Derart verzichten wir auf unsere soziale Interaktion, die durch ihre Betonung, durch ergänzenden Blickkontakt, durch Mimik und Gestik und durch die Möglichkeit des direkten Feedbacks, dort greift, wo Worte allein nichts erreichen können. Gerade in diesem überwiegend instinktiven Bereich entwickeln wir Führungstalente, Anerkennung, Zustimmung, Motivation und das immer wichtige und verbindende „Wir Gefühl“.

Medien wie Internet, Mail und z.B. unternehmensinterne soziale Netzwerke sind hilfreiche Arbeitsmittel und im Arbeitsalltag oft unverzichtbar. Sie sind Hilfsmittel, um örtliche Distanzen zu überwinden. Folgerichtig werden sie uns nie physisch zusammenbringen können. Aus dieser Sicht sind sie Segen und Fluch zugleich. Erfolgsentscheidend wird sein, wie wir zukünftig die daraus resultierenden Kommunikationslücken ausfüllen und neu beleben. Möglichkeiten, die unseren Mitarbeitern, Teammitgliedern und Kollegen Wege eröffnen das „Wir Gefühl“ wieder neu zu entdecken.